Notfallordner: Der wichtige Baustein für Übersichtlichkeit und Notfallplanung

Ausgangssituation: Kein Grundbuchauszug und kein Notfallordner

Eine Mandantin von uns wollte die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr nutzen, um die wichtigen Dokumente ihrer 91-jährigen Mutter zu sortieren – insbesondere alle Unterlagen zum selbstgenutzten Einfamilienhaus der Mutter, da dieses den wesentlichen Vermögensgegenstand der Mutter darstellt und es vor einigen Jahrzehnten Erbstreitigkeiten in der Familie gab. Es stand die Sorge im Raum, dass die 91-jährige Mutter gar nicht alleinige Eigentümerin der Immobilie sei und das Grundbuch insofern nicht diejenigen Besitzverhältnisse ausdrückt, die seit Jahren in der Familie angenommen wurden.

Was als „schnelles Raussuchen der Unterlagen“ begann, mündete in einem mehrtägigen Marathon, um wirklich alle Unterlagen aus verschiedensten Ordnern der letzten Jahrzehnte zusammenzusuchen: Ein nicht gültiger Testamentsentwurf der Großeltern der Mandantin (somit Eltern der 91-jährigen Mutter), dann später doch das Schreiben des Amtsgerichtes über das eröffnete Testament, Umschreibung des Grundbuches von der Großmutter auf die Mutter vor knapp 30 Jahren, Grundrisse, Wohnflächenberechnung, Grundstücksgröße, Wohngebäudeversicherung und so weiter.

Letztlich haben sich alle Unterlagen angefunden, aber wie so häufig beim Thema „Ordnung schaffen“ ist ein kontinuierliches Aufräumen in der Regel zielführender als ein Ignorieren über Jahre. Zumal es beim Thema „Notfallordner“ – wie der Name schon sagt – unvorhergesehen dazu kommen kann, dass Menschen versterben, verunglücken oder nicht mehr in der Lage sind, ihren Willen zu artikulieren.

Typische Fragestellungen, die der Notfallordner beantworten soll

Der Notfallordner soll vor allem dazu dienen, dass sich Angehörige in einem solchen Notfall schnell einen Überblick verschaffen können. Typische Fragestellungen lauten hierbei:

Wer ist überhaupt bevollmächtigt, um den betroffenen Menschen zu vertreten?
Wie ist die Aufrechterhaltung des Betriebes sichergestellt, wenn der Geschäftsführer oder die Geschäftsführerin nicht mehr handlungsfähig ist?
Wie ist das Sorgerecht für die minderjährigen Kinder geregelt?
Entsteht eine Erbengemeinschaft aus mehreren Menschen, die sich teilweise gar nicht verstehen bzw. über mehrere Länder verteilt sind?
Wer kümmert sich um das Haustier?
Wie möchte die betroffene Person im Krankenhaus versorgt werden (Stichwort: Patientenverfügung)?
Gibt es im Todesfall Lebensversicherungen, die an bestimmte Meldefristen gebunden sind?
Welche Onlineaccounts besitzt die betroffene Person und wie ist der Zugang hierzu geregelt?
Wären Sie selbst in der Lage, bei einem Brand im Haus die wichtigsten Dokument auf die Schnelle mitzunehmen?

Am Beispiel der Fragen können Sie erkennen, dass es dringendere und weniger dringende Fragestellungen gibt und sicherlich ließe sich die Liste individuell fortführen – ebenso sind manche Fragestellungen in der einen Situation relevanter als in anderen (beispielsweise spielt die Patientenverfügung im Todesfall keine Rolle mehr, die Vollmacht kann jedoch auch über den Tod hinaus ein wertvolles Dokument darstellen).

Übersichtlicher Notfallordner als Grundlage eines Notfallkonzeptes

Zusammenfassend lässt sich bis hierhin festhalten: Jede Notfallsituation ist unterschiedlich und im Vorhinein schwer zu antizipieren. Ein strukturierter Notfallordner zeigt aber sehr gut auf, an welchen Stellen das eigene Notfallkonzept Schwächen hat – beispielsweise würde schnell erkannt werden, wenn gar keine Vollmachten oder kein Testament vorliegen. Spätestens dann sollten Sie sich vertieft mit dem Thema der eigenen Notfall- und Nachfolgeplanung auseinandersetzen.

Darüber hinaus erfüllt der Notfallordner auch eine grundlegende Funktion abseits von Notfällen: Er garantiert eine Übersichtlichkeit und verhindert die zu Beginn beschriebene stressige Situation, dass unklare Situationen rekonstruiert werden müssen oder einfach Informationen verloren gehen. So wissen Sie zu jeder Zeit, an welcher Stelle sich Ihre wichtigsten Dokumente in strukturierter Form befinden.

Nicht viele Dokumente müssen im Original vorliegen

Eine weitere wichtige Fragestellung ist die Überlegung, welche Dokumente in dem Notfallordner überhaupt enthalten sein müssen und welche als Kopien ausreichen oder ob Originale zwingend notwendig sind. Viele Unterlagen, beispielsweise ein notarielles Testament, würden sich im Zweifelsfall bei einem Notar erneut anfordern lassen. Auch Personalausweis oder Reisepass lassen sich mit etwas Aufwand neu beantragen, sodass hierfür Kopien im Notfallordner ausreichend sind.

Problematischer ist es, wenn zwingend Originale benötigt werden oder Handlungsschnelligkeit, beispielsweise in einem Notfall, wichtig ist – dies ist beispielsweise bei Vollmachten (hier kann schnelle Verfügbarkeit wichtig sein) oder bei einem handschriftlichen Testament (hier zählt nur das Original) der Fall. Letzteres erfüllt als Kopie nicht die Formvorschrift, sodass sich ein sicherer Verwahrort empfiehlt oder von vornherein überlegt werden sollte, ob ein notarielles Testament als Alternative nicht zielführender ist. Jede Testamentsform hat seine individuellen Vor- und Nachteile, sodass die Überlegung der Form Bestandteil einer ganzheitlichen Nachfolgeplanung sein sollte, aber den Rahmen dieses Blogbeitrages überschreiten würde.

Die Erstellung eines digitalen Zwillings ist Pflicht

Während der Notfallordner erstellt wird, ist es zwingend erforderlich, dass sämtliche Dokumente digital archiviert werden. Hierbei bieten sich handelsübliche Scan-Apps an, wobei die datenschutzrechtlichen Grundlagen der App bei dem Scannen sensibler Daten geprüft werden sollten.

Diese digitalen Kopien, gerade bei mehrseitigen, älteren Versicherungsverträgen, können während der Ersterstellung einige Zeit in Anspruch nehmen, erleichtern aber die zukünftigen Aktualisierungen stark. Sobald die digitalen Kopien erstellt sind, sollten diese auf einem unverschlüsselten Medium, zum Beispiel USB-Stick, verwahrt werden, damit nicht nur der ausgedruckte Notfallorder sämtliche Informationen enthält. Wer einen Schritt weitergehen möchte, erstellt einen zweiten USB-Stick und verwahrt diesen an einer externen Stelle (Tresor von Familienmitgliedern, Bankschließfach etc.).

Wichtig ist an dieser Stelle der Hinweis auf die unverschlüsselte Speicherung, damit die Daten im Notfall auch abseits des Ordners schnell zugänglich sind. Um die Integrität und Vollständigkeit der Daten zu gewährleisten, können die digitalen Kopien zusätzlich bei einem Cloudanbieter gespeichert werden, jedoch unterliegt der Zugriff auf Daten in der Cloud typischerweise wiederum einem Schutzmechanismus (zum Beispiel biometrische Merkmale oder Anmeldename + Passwort). Dieser kann in der Regel nicht unmittelbar umgegangen werden, sodass ein schneller Zugriff auf die Daten im Notfall verhindert wird.

Bei einer Speicherung zu eigenen Zwecken in einer Cloud Ihrer Wahl empfehlen wir auch hier die Überprüfung auf datenschutzrechtliche Konformität, damit Ihre sensiblen Daten sicher gespeichert sind.

Keine Zugangsdaten direkt im Notfallordner speichern

Ein wenig schwieriger ist der Kompromiss zwischen „leichte Auffindbarkeit von Informationen“ und „Schutz sensibler Information für Unbefugte“. Manche Menschen fühlen sich unwohl, wenn Sie wissen, dass ein neugieriger Nachbar beim Blumengießen während des eigenen Urlaubs in einem einzigen Notfallordner sämtliche Informationen inkl. einer Vermögensübersicht anfinden könnte.

In der Praxis sind jedoch eine schnelle Handlungsfähigkeit und eine strukturierte Übersicht im Notfall essenziell. Als Kompromiss bewährt sich daher, dass die Informationen selbst unverschlüsselt vorliegen sollten (zum Beispiel Grundbuchauszüge oder die Existenz eines Schließfaches), sensible Zugänge (zum Beispiel Passwörter zum Online-Banking) jedoch nicht im Ordner selbst hinterlegt sind.

Um diese sensiblen Informationen vor Unbefugten zu schützen, bieten sich Passwortmanager an, die sämtliche Passwörter mit nur einem komplexen „Master-Passwort“ verschlüsseln. Dieses Masterpasswort kann zum Beispiel in einem Tresor oder einem Bankschließfach verwahrt sein, sodass Unbefugte hierauf keinen Zugriff haben. Sollten in einem Notfall Ihre Angehörigen schnell handeln müssen, dann helfen die im Notfallordner hinterlegten General- oder Bankvollmachten, um Ihnen benötigte Gelder zur Verfügung zu stellen, oder beispielsweise die im Notfallordner hinterlegte Patientenverfügung, damit alle Beteiligten im Bilde sind, wie Sie im Unglücksfall medizinisch versorgt werden möchten.

Eine regelmäßige Überprüfung stellt die Aktualität sicher

Wie bei einer sorgfältigen Finanz- oder Nachfolgeplanung entsteht der langfristige Erfolg durch die regelmäßige Überprüfung. Es ist daher entscheidend, dass Sie sich zumindest einmal im Jahr die Zeit nehmen und Ihren Notfallordner auf Aktualität prüfen:

Sind die wichtigsten Kontaktpersonen noch korrekt?
Sind die digitalen Kopien identisch zu den im Notfallordner hinterlegten Dokumenten?
Sind Bezugsberechtigte in Lebensversicherungen korrekt?
Stellt das Testament meinen aktuellen Willen im Nachlassfall dar?
Ist das Vertrauensverhältnis zu von mir bevollmächtigten Personen weiterhin intakt?

Mit vorgegebener Struktur den Notfallordner übersichtlich gestalten

Wie dargestellt ist die Erstellung eines Notfallordners keine optionale Tätigkeit, sondern erspart in ungeplanten Situation viel Stress und schützt vor dem Risiko ungewollter Entscheidungen. Wie genau Ihr persönlicher Notfallordner aussehen sollte, hängt auch von individuellen Gegebenheiten ab, beispielsweise, ob Sie Immobilieneigentum besitzen oder ob Sie die Rolle einer Geschäftsführerin oder eines Gesellschafters einnehmen.

Wir als Honorarberatung Niedersachsen GmbH bieten Ihnen kostenlos die Möglichkeit an, unseren detaillierten Vorschlag zur Struktur Ihres Notfallordners zu erhalten. Melden Sie sich hierfür gerne über untenstehenden Button zu unserem Newsletter an und lassen uns anschließend eine kurze Nachricht über das Kontaktformular zukommen.

Fazit: Notfallordner leicht auffindbar hinterlegen

Auch wenn die Erstellung eines Notfallordners zu Beginn eine mühselige Aufgabe darstellt, so überwiegen die Vorteile, wenn schnelle Handlungsfähigkeit gefragt ist oder wenn Ihre Mitmenschen sich einen Überblick verschaffen müssen. Auch für Sie selbst stellt sich ein äußerst beruhigendes Gefühl ein, wenn Sie den Notfallordner erstmalig erstellt haben und wissen, dass Sie für sich selbst ein übersichtliche Zusammenstellung erzeugt haben.

Der Notfallordner stellt somit einen wesentlichen Bestandteil in der eigenen Notfall- und Nachfolgeplanung dar. Er sollte aus diesem Grund an einem schnell auffindbaren Ort (zum Beispiel Büro, Bücherregal etc.) hinterlegt werden, mit den Worten „Notfallordner“ beschriftet sein und darf in einer auffälligen Signalfarbe gestaltet sein (typischerweise Rot).

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